Besparen op zakelijke telefonie kan je al snel 20 tot 30% op je communicatiekosten opleveren. Je doet dit door inzicht te krijgen in je huidige uitgaven, over te stappen op kostenefficiënte systemen zoals VoIP en onnodige diensten te elimineren. Het bundelen van vaste en mobiele telefonie helpt ook om kosten te drukken. Deze aanpak werkt het beste als je eerst analyseert waar je geld nu naartoe gaat.
Waarom zijn zakelijke telefoniekosten vaak zo hoog?
Hoge telefoniekosten ontstaan meestal door ondoorzichtige tariefstructuren, verouderde systemen en het betalen voor diensten die je niet gebruikt. Veel bedrijven weten simpelweg niet waar hun geld naartoe gaat, omdat facturen ingewikkeld zijn en aanbieders weinig transparantie bieden.
Traditionele telefoonlijnen zijn vaak duurder dan moderne alternatieven. Als je nog steeds ISDN-lijnen gebruikt, betaal je waarschijnlijk te veel voor wat je krijgt. Daarnaast rekenen providers vaak voor elke extra functie apart: doorschakelen, voicemail, meerdere nummers – het telt allemaal op.
Een ander groot probleem is dat veel mkb-bedrijven telecomoplossingen hebben die niet bij hun werkelijke gebruik passen. Je betaalt dan voor capaciteit die je niet nodig hebt, of juist voor dure extra’s als je over je bundel heen gaat.
Gebrek aan kostenbewaking speelt ook mee. Zonder inzicht in wie wanneer belt, loop je het risico dat medewerkers onbewust dure gesprekken voeren. Internationale gesprekken, mobiel bellen vanaf het vaste toestel of premium nummers kunnen je rekening flink opdrijven.
Welke telefoniesystemen zijn het meest kostenefficiënt voor bedrijven?
VoIP-systemen en cloudbased oplossingen zoals 3CX zijn meestal het meest kostenefficiënt voor bedrijven. Je betaalt minder per gesprek, krijgt meer functies inbegrepen en hebt lagere onderhoudskosten dan bij traditionele systemen.
| Systeem | Kosten per maand | Geschikt voor | Voordelen |
|---|---|---|---|
| Traditionele ISDN | Hoog | Bedrijven die niet willen veranderen | Betrouwbaar, bekend systeem |
| VoIP on-premise | Gemiddeld | Bedrijven met IT-kennis | Controle over eigen systeem |
| Cloud-VoIP (3CX) | Laag | Alle bedrijfsgroottes | Flexibel, schaalbaar, veel functies |
| Teams-telefonie | Laag | Microsoft-omgevingen | Geïntegreerd met bestaande tools |
Cloudbased systemen winnen omdat je geen dure hardware hoeft aan te schaffen. Updates gebeuren automatisch en je betaalt alleen voor wat je gebruikt. Moderne telefoniesystemen bieden ook functies die vroeger apart kostten: voicemail-to-email, doorschakelen naar mobiel en integratie met je CRM.
Voor kleinere bedrijven is Teams-telefonie vaak interessant als je al Office 365 gebruikt. Voor bedrijven die meer flexibiliteit willen, biedt 3CX de beste balans tussen kosten en mogelijkheden.
Hoe krijg je inzicht in je huidige telefoniekosten?
Begin met het verzamelen van je telefonierekeningen van de afgelopen zes maanden. Maak een overzicht van alle vaste kosten, variabele kosten per gesprek en extra diensten die je betaalt. Dit geeft je een duidelijk beeld van waar je geld naartoe gaat.
Bekijk je factuur regel voor regel. Let vooral op deze kostenposten:
- Maandelijkse abonnementskosten per lijn
- Gesprekskosten naar vaste en mobiele nummers
- Kosten voor extra diensten (doorschakelen, voicemail, etc.)
- Internationale gesprekken
- Overschrijdingskosten bij bundels
Houd ook bij hoeveel elke medewerker ongeveer belt. Dit kun je doen door call detail records (CDR’s) op te vragen bij je provider. Zo zie je of iemand veel dure gesprekken voert of juist heel weinig belt.
Maak een simpele spreadsheet met kosten per medewerker per maand. Tel daar hardwarekosten, onderhoud en eventuele IT-kosten bij op. Dit totaalplaatje helpt je om alternatieven goed te vergelijken.
Wat zijn de grootste besparingsmogelijkheden bij zakelijke telefonie?
De grootste besparing haal je uit het bundelen van vaste en mobiele telefonie en het overstappen op VoIP-systemen. Ook het elimineren van ongebruikte diensten en het optimaliseren van je abonnementen levert vaak flinke besparingen op.
Dit zijn de belangrijkste besparingsstrategieën:
- Overstappen op VoIP: vaak 30-50% goedkoper dan traditionele lijnen
- Bundeling: vaste en mobiele telefonie bij één provider bespaart meestal 15-25%
- Ongebruikte diensten schrappen: controleer welke extra’s je echt nodig hebt
- Juiste bundels kiezen: pas je abonnement aan op werkelijk gebruik
- Internationale gesprekken optimaliseren: speciale tarieven of VoIP voor het buitenland
Een andere slimme zet is het implementeren van kostenbeheersing. Stel limieten in voor bepaalde gesprekstypen, blokkeer premium nummers en zorg dat medewerkers zich bewust zijn van de kosten.
Hybride werken biedt ook kansen om te besparen. Als medewerkers thuis kunnen bellen via het bedrijfssysteem, heb je minder lijnen op kantoor nodig en bespaar je op doorschakeling naar mobiele telefoons.
Hoe Green-XS helpt met het optimaliseren van telefoniekosten
Wij helpen je om grip te krijgen op je telefoniekosten door middel van Telecom Expense Management en transparante prijsstructuren. Onze aanpak zorgt ervoor dat je precies weet wat je betaalt en waarom.
Dit is hoe we je helpen besparen:
- Kosteninzicht: we analyseren je huidige situatie en laten zien waar je geld verliest
- Maatwerkoplossingen: 3CX, VoIP en geïntegreerde systemen die passen bij je gebruik
- Transparante prijzen: vaste kosten per medewerker, zonder verrassingen
- Bundeling van diensten: vaste en mobiele telefonie in één overzichtelijk pakket
- Persoonlijke begeleiding: één vast aanspreekpunt dat je situatie kent
Met onze Total Expense Management krijg je maandelijks inzicht in je kosten per medewerker en per afdeling. Zo kun je bijsturen waar nodig en houd je controle over je uitgaven.
Wil je weten hoeveel je kunt besparen op je telefoniekosten? Lees meer over onze aanpak of neem direct contact met ons op voor een vrijblijvende kosteninventarisatie.