Bedrijven kiezen steeds vaker voor VoIP-telefonie omdat het flexibeler, goedkoper en betrouwbaarder is dan traditionele telefonie. VoIP laat je bellen via internet, wat betekent dat je overal bereikbaar bent waar je een internetverbinding hebt. Voor hybride werken is dit perfect: je medewerkers kunnen thuis, op kantoor of onderweg gewoon doorwerken alsof ze aan hun bureau zitten. Bovendien bespaar je flink op je telefoonkosten en hoef je geen dure hardware meer aan te schaffen.
Wat is VoIP-telefonie en waarom wordt het steeds populairder?
VoIP staat voor Voice over Internet Protocol en betekent dat je telefoonverkeer via internet loopt in plaats van via traditionele telefoonlijnen. Je hebt geen aparte telefoonlijn meer nodig, want alles gaat via je internetverbinding. Dit maakt bellen goedkoper en veel flexibeler.
De populariteit van VoIP groeit snel omdat bedrijven merken dat traditionele telefonie niet meer past bij moderne werkvormen. Waar vroeger iedereen op kantoor zat, werken teams nu hybride. Zakelijke telefonie moet meebewegen met deze verandering. VoIP-systemen zorgen ervoor dat je telefoonnummer je volgt, ongeacht waar je werkt.
Traditionele telefonie wordt steeds duurder en minder flexibel. Je bent gebonden aan vaste lijnen, dure hardware en ingewikkelde doorschakelsystemen. VoIP daarentegen werkt op elke smartphone, laptop of VoIP-telefoon. Je kunt gemakkelijk nieuwe medewerkers toevoegen of juist afschalen, zonder technisch gedoe.
Moderne bedrijven willen ook integratie met tools zoals Teams, CRM-systemen en andere software. Dit kan met VoIP wel, met traditionele telefonie meestal niet. Daarom stappen steeds meer bedrijven over naar moderne telefoniesystemen die met hun digitale werkplek integreren.
Hoeveel kan je bedrijf besparen door over te stappen naar VoIP?
De meeste bedrijven besparen 30-50% op hun telefoonkosten door over te stappen naar VoIP. Je betaalt geen dure lijnhuur meer en langeafstandsgesprekken kosten vaak een fractie van de traditionele tarieven. Ook hardware-investeringen vallen weg omdat je bestaande computers en smartphones kunt gebruiken.
Bij traditionele telefonie betaal je voor elke lijn apart, ook als je die niet gebruikt. VoIP rekent meestal per gebruiker af, wat veel transparanter is. Je kunt makkelijk gebruikers toevoegen of laten vervallen, zonder extra kosten voor hardware of installaties.
Concrete besparingen zie je vooral bij:
- Geen lijnhuur meer – dit scheelt al snel € 20-40 per lijn per maand
- Goedkopere gesprekskosten, vooral internationaal
- Minder hardware-investeringen – geen dure telefooncentrales
- Lagere onderhoudskosten omdat alles in de cloud draait
- Geen kosten voor doorschakelingen of extra functies
Voor een bedrijf met 20 medewerkers kan dit al snel € 500-800 per maand schelen. Professionele telecomoplossingen zijn tegenwoordig veel betaalbaarder dan je denkt.
Welke voordelen biedt VoIP voor hybride werken?
VoIP is perfect voor hybride werken omdat je telefoonnummer je overal volgt. Of je nu thuis, op kantoor of onderweg bent, klanten bereiken je altijd op hetzelfde nummer. Het systeem zorgt ervoor dat gesprekken automatisch naar het juiste apparaat gaan, waar je ook bent.
Thuiswerkers kunnen gewoon hun laptop of smartphone gebruiken om te bellen alsof ze op kantoor zitten. Alle functies, zoals doorverbinden, conferencecalls en voicemail, werken precies hetzelfde. Je collega’s zien niet eens of je thuis of op kantoor bent.
De integratie met moderne communicatietools maakt het verschil. VoIP-systemen koppelen naadloos met Teams, Slack en andere platforms die je team gebruikt. Je kunt tijdens een Teams-vergadering gewoon externe klanten bellen of gesprekken doorverbinden naar collega’s.
Voor medewerkers die veel onderweg zijn, is VoIP ook handig. Ze kunnen de mobiele app gebruiken om via hun zakelijke nummer te bellen, zelfs met hun privételefoon. Dit houdt zakelijk en privé gescheiden, zonder dat je twee toestellen nodig hebt.
Hoe makkelijk is het om over te stappen van traditionele telefonie naar VoIP?
De overstap naar VoIP is eenvoudiger dan de meeste bedrijven denken. Een goede provider regelt alles voor je, van het overzetten van nummers tot het configureren van alle functies. Je hoeft meestal maar een paar uur offline te zijn tijdens de overstap.
Het proces gaat meestal zo: je huidige nummers worden overgezet naar het nieuwe systeem (dit heet nummerportering). Ondertussen wordt het nieuwe VoIP-systeem klaargemaakt en getest. Op de overstapdag wordt alles omgeschakeld en kunnen je medewerkers meteen aan de slag.
Praktische stappen die je kunt verwachten:
- Inventarisatie van je huidige situatie en wensen
- Advies op maat voor de beste VoIP-oplossing
- Aanvraag voor het overzetten van je bestaande nummers
- Configuratie en testen van het nieuwe systeem
- Korte training voor je medewerkers
- Go-live met directe ondersteuning
De meeste bedrijven zijn binnen een paar weken volledig overgestapt. Een specialist kan je precies vertellen wat er in jouw situatie nodig is en hoe lang het duurt.
Hoe Green-XS helpt met VoIP-telefonie
Wij maken de overstap naar VoIP volledig zorgeloos voor je. Als 3CX Premium Partner hebben we de expertise om je telefoniesysteem perfect in te richten, zodat het vanaf dag één soepel draait. Je krijgt één vast aanspreekpunt dat je situatie kent en alles voor je regelt.
Onze VoIP-diensten omvatten:
- Complete inventarisatie van je huidige telefonie en wensen
- 3CX-implementatie met alle functies die je nodig hebt
- Overzetten van bestaande nummers zonder onderbreking
- Koppeling met je CRM-systeem voor automatische klantherkenning
- Teams-integratie zodat alles in één platform werkt
- Training voor je medewerkers en doorlopende ondersteuning
- Transparante kostenstructuur per medewerker
Het mooie van samenwerken met ons is dat je niet alleen een systeem krijgt, maar ook de zekerheid dat het blijft werken. We monitoren alles proactief en lossen problemen op voordat jij ze merkt. Zo kun jij je focussen op je bedrijf, terwijl wij ervoor zorgen dat je altijd bereikbaar bent.
Wil je weten wat VoIP voor jouw bedrijf kan betekenen? Lees meer over onze aanpak of neem contact op voor een vrijblijvend adviesgesprek. We kijken graag met je mee naar de beste oplossing voor jouw situatie.