Een hosted PBX is een cloudgebaseerd telefoniesysteem waarmee je bedrijf via internet belt, zonder eigen hardware op kantoor. De telefooncentrale draait op externe servers, waardoor je flexibel kunt bellen vanaf elke locatie met een internetverbinding. Dit maakt zakelijke telefonie veel eenvoudiger en kosteneffectiever dan traditionele systemen. Je betaalt een vast bedrag per gebruiker per maand en kunt eenvoudig op- of afschalen wanneer je team groeit of krimpt.
Wat betekent PBX eigenlijk en waarom is ‘hosted’ zo belangrijk?
PBX staat voor Private Branch Exchange – dat is eigenlijk een slimme telefooncentrale die gesprekken verdeelt binnen je bedrijf. Traditioneel was dit een grote kast vol hardware op je kantoor, die dure installatie en onderhoud vergde. Bij een hosted PBX draait deze telefooncentrale in de cloud op externe servers.
Het ‘hosted’ gedeelte maakt het verschil. In plaats van een dure kastenvloer vol telecomapparatuur heb je alleen een internetverbinding nodig. De hele telefooncentrale wordt voor je beheerd door een specialist, inclusief updates, beveiliging en technisch onderhoud. Je hoeft geen IT-kennis te hebben om een professioneel telefoniesysteem te gebruiken.
Voor moderne bedrijven is dit belangrijk, omdat je medewerkers overal kunnen werken. Of ze nu op kantoor zitten, thuis werken of onderweg zijn: iedereen is bereikbaar via hetzelfde professionele nummer. Moderne telefoniesystemen passen zich aan aan hoe je vandaag de dag werkt.
Hoe werkt een hosted PBX in de praktijk voor jouw bedrijf?
Je belt gewoon via internet in plaats van via traditionele telefoonlijnen. Wanneer iemand je bedrijfsnummer belt, komt het gesprek binnen via de cloud-telefooncentrale, die automatisch doorverbindt naar de juiste persoon of afdeling. Je medewerkers kunnen bellen via een speciale telefoon, een app op hun smartphone of zelfs via de computer.
In de praktijk werkt het zo: je hebt een hoofdnummer voor je bedrijf. Klanten bellen dit nummer en krijgen bijvoorbeeld een keuzemenu te horen (“Druk 1 voor verkoop, 2 voor support”). Het systeem verbindt ze door naar de juiste persoon, waar die ook is. Staat je collega in de file? Dan gaat zijn telefoon gewoon over via de mobiele app.
Je hebt minimale apparatuur nodig. Vaak volstaan professionele VoIP-telefoons op de werkplek en een goede internetverbinding. Zakelijke communicatieoplossingen zijn tegenwoordig zo gebruiksvriendelijk dat je medewerkers er binnen een uur mee overweg kunnen.
Wat zijn de belangrijkste voordelen van hosted PBX ten opzichte van traditionele telefonie?
Flexibiliteit is het grootste voordeel: je kunt overal werken en toch professioneel bereikbaar zijn. Daarnaast bespaar je flink op kosten, omdat je geen dure hardware hoeft aan te schaffen of te onderhouden. Schalen gaat moeiteloos: nieuwe medewerker? Gewoon een account aanmaken en klaar.
Vergelijk het met traditionele telefonie:
| Aspect | Traditionele telefonie | Hosted PBX |
|---|---|---|
| Opstartkosten | Hoge investeringen in hardware | Lage maandelijkse kosten |
| Flexibiliteit | Alleen bellen vanaf kantoor | Overal bereikbaar via internet |
| Onderhoud | Eigen technicus nodig | Volledig verzorgd |
| Uitbreiden | Nieuwe hardware installeren | Online toevoegen binnen enkele minuten |
Bovendien krijg je geavanceerde functies die bij traditionele systemen duur zijn of helemaal niet bestaan. Denk aan gespreksopname, slimme doorschakeling en integratie met je CRM-systeem.
Hoeveel kost een hosted PBX-systeem voor zakelijke telefonie?
Je betaalt meestal tussen de € 15 en € 35 per gebruiker per maand, afhankelijk van welke functies je nodig hebt. Dit lijkt misschien duurder dan traditionele telefonie, maar je bespaart op hardware, installatie, onderhoud en vaak ook op gesprekskosten. De meeste bedrijven zijn uiteindelijk goedkoper uit.
De kostenfactoren zijn overzichtelijk:
- Basislicentie per gebruiker: € 15–25 per maand voor standaardfuncties
- Premiumfuncties: € 5–10 extra voor geavanceerde opties
- Gesprekskosten: Vaak goedkoper dan traditionele tarieven
- Eenmalige kosten: Telefoontoestellen (€ 50–200 per stuk)
- Geen kosten: Hardware, installatie, onderhoud
Het mooie is dat je precies weet waar je aan toe bent. Geen verrassingen achteraf, geen onverwachte onderhoudskosten. Je betaalt een transparant bedrag per medewerker en kunt dit op elk moment aanpassen als je team groeit of krimpt.
Welke functies krijg je bij een moderne hosted PBX-oplossing?
Je krijgt veel meer dan alleen bellen. Moderne hosted PBX-systemen bieden professionele functies die normaal alleen grote bedrijven konden betalen. Denk aan slimme doorschakeling, voicemail-to-email, conferencing en koppeling met je CRM-pakket voor automatische klantherkenning.
Standaardfuncties die je kunt verwachten:
- Slimme doorschakeling: Gesprekken automatisch naar de juiste persoon
- Voicemail en voicemail-to-email: Gemiste berichten direct in je inbox
- Keuzemenu’s: Professionele begroeting met doorverbindopties
- Conferencing: Vergaderen met meerdere personen
- Mobiele apps: Je zakelijke nummer op je smartphone
- Gespreksregistratie: Voor training en kwaliteitscontrole
- CRM-integratie: Klantgegevens direct in beeld bij inkomende gesprekken
- Aanwezigheidsstatus: Zie wie beschikbaar is voor gesprekken
Deze functies werken samen om je bereikbaarheid en professionaliteit te verhogen. Je mist geen belangrijke gesprekken meer en je klanten ervaren een professionele service, ongeacht waar je medewerkers zich bevinden.
Hoe Green-XS helpt met hosted PBX-implementatie
Wij nemen het hele traject uit handen, van advies tot implementatie. Als Premium Partner van 3CX hebben we de expertise om je hosted PBX-systeem perfect af te stemmen op jouw bedrijf. Je krijgt één vast aanspreekpunt dat je situatie kent en ervoor zorgt dat alles soepel verloopt.
Zo pakken we het aan:
- Inventarisatie: We bekijken je huidige situatie en behoeften
- Advies op maat: Welke functies passen bij jouw bedrijf?
- Implementatie: Volledige installatie en configuratie
- Training: Je medewerkers leren het systeem gebruiken
- Migratie: Soepele overstap zonder onderbreking
- Doorlopende support: We blijven beschikbaar voor vragen en aanpassingen
Het mooie is dat je tijdens de overstap gewoon bereikbaar blijft. We plannen alles zo dat je klanten niets merken van de wissel. Ons ervaren team zorgt ervoor dat je nieuwe hosted PBX-systeem vanaf dag één perfect werkt. Wil je weten wat een hosted PBX voor jouw bedrijf kan betekenen? Neem contact op voor een vrijblijvend adviesgesprek.