De kosten voor zakelijke telefonie in 2026 variëren van € 15 tot € 50 per medewerker per maand, afhankelijk van de gekozen oplossing. VoIP en cloudtelefonie zijn meestal goedkoper dan traditionele systemen, maar voor premiumfuncties betaal je extra. Verborgen kosten, zoals installatie en hardware, kunnen je budget flink beïnvloeden.
Wat bepaalt de kosten van zakelijke telefonie in 2026?
Het aantal gebruikers vormt de basis van je telefoniekosten. De meeste providers rekenen per gebruiker per maand, waarbij grotere bedrijven vaak korting krijgen. De functionaliteiten die je nodig hebt, maken een groot verschil – denk aan voicemail, doorschakeling, conferencing of CRM-integratie.
Hardware speelt ook een belangrijke rol in je totale investering. VoIP-telefoons kosten tussen € 50 en € 300 per toestel, afhankelijk van de functies. Bij cloudtelefonie heb je minder hardware nodig, wat je initiële kosten drukt.
Licentiekosten verschillen per platform. Sommige oplossingen rekenen per gebruiker, andere per functie. Let goed op wat er in het basispakket zit en wat je als extra moet bijkopen. Moderne telefoniesystemen bieden vaak meer flexibiliteit in hun prijsmodellen.
Implementatiekosten worden vaak vergeten bij de planning. Denk aan installatie, configuratie, training van medewerkers en eventuele datamigratie. Deze eenmalige kosten kunnen oplopen tot enkele duizenden euro’s, afhankelijk van de complexiteit van je setup.
Hoeveel betaal je gemiddeld per medewerker voor zakelijke telefonie?
Voor basistelefonie betaal je gemiddeld € 15–25 per medewerker per maand. Dit omvat meestal standaard bel- en voicemailfuncties. Voor uitgebreidere VoIP-oplossingen met meer functies reken je op € 25–40 per gebruiker per maand.
Premiumpakketten met geavanceerde functies, zoals videobellen, uitgebreide analytics en CRM-integratie, kosten € 40–50 per medewerker per maand. Deze prijzen zijn inclusief de software, maar hardware komt daar vaak nog bovenop.
| Type oplossing | Prijs per gebruiker/maand | Inbegrepen functies |
|---|---|---|
| Basistelefonie | € 15–25 | Bellen, voicemail, doorschakeling |
| VoIP standaard | € 25–40 | VoIP, conferencing, mobiele app |
| Premium cloud | € 40–50 | Video, analytics, CRM-integratie |
Mobiele telefonie komt hier nog bij. Voor zakelijke mobiele abonnementen betaal je gemiddeld € 20–35 per gebruiker per maand, afhankelijk van je databundel en belminuten.
Wat is het verschil in kosten tussen traditionele telefonie en VoIP?
Traditionele telefonie vereist een grote initiële investering in hardware, zoals een telefooncentrale. Deze systemen kosten vaak € 5.000–15.000 voor kleinere bedrijven, plus maandelijkse lijnkosten van € 25–40 per aansluiting.
VoIP-oplossingen hebben lagere opstartkosten, omdat je hoofdzakelijk software gebruikt. Je betaalt € 20–35 per gebruiker per maand, inclusief de meeste functies. De langetermijnbesparingen van VoIP kunnen aanzienlijk zijn, vooral bij internationale gesprekken.
Bij traditionele systemen betaal je apart voor elke functie: voicemail, doorschakeling, conferencing. VoIP-pakketten bevatten deze functies meestal standaard. Ook onderhoud en updates zijn bij cloudoplossingen inbegrepen, terwijl traditionele systemen dure servicecontracten vereisen.
De terugverdientijd van VoIP ligt meestal tussen 12 en 24 maanden. Voor bedrijven met meer dan 20 medewerkers zijn de besparingen al snel merkbaar, vooral door lagere belkosten en het wegvallen van onderhoudscontracten.
Welke verborgen kosten komen er kijken bij zakelijke telefonie?
Installatiekosten worden vaak onderschat. Professionele installatie en configuratie kosten € 500–2.000, afhankelijk van de complexiteit van je setup. Training van medewerkers kost extra tijd en soms externe trainers.
Hardware moet regelmatig worden vervangen. VoIP-telefoons gaan 5–7 jaar mee, traditionele toestellen iets langer. Reserveer jaarlijks 10–15% van je hardwarebudget voor vervangingen en uitbreidingen.
Onderhoudscontracten zijn vaak verplicht bij traditionele systemen en kosten 15–20% van de aanschafwaarde per jaar. Software-updates bij oudere systemen kunnen extra kosten met zich meebrengen.
Uitbreidingen zijn vaak duurder dan verwacht. Extra gebruikers toevoegen aan traditionele systemen vereist vaak nieuwe hardware. Ook licentiekosten voor extra functies kunnen snel oplopen als je bedrijf groeit.
Hoe kun je besparen op je zakelijke telefoniekosten?
Combineer vaste en mobiele telefonie bij één provider voor bundelkorting. Veel providers bieden 10–20% korting als je beide diensten afneemt. Beoordeel ook regelmatig welke functies je echt gebruikt: betaal niet voor onnodige features.
Optimaliseer je belgedrag door gebruik te maken van VoIP voor internationale gesprekken. De tarieven liggen vaak 50–70% lager dan bij traditionele telefonie. Kies voor unlimited bundels als je team veel belt; dit voorkomt onverwachte kosten.
Telecom Expense Management helpt je inzicht te krijgen in je werkelijke kosten. Door je belpatronen te analyseren, kun je de juiste tariefplannen kiezen en onnodige kosten elimineren.
Schakel ongebruikte nummers en functies uit. Veel bedrijven betalen voor oude aansluitingen die niet meer worden gebruikt. Een jaarlijkse audit van je telefoniekosten kan honderden euro’s per maand besparen.
Hoe Green-XS helpt met transparante telefoniekosten
Wij zorgen voor volledige kostentransparantie met een duidelijke kostenstructuur per medewerker, zonder verrassingen achteraf. Onze persoonlijke aanpak betekent dat je altijd weet waar je aan toe bent en wat je betaalt.
Onze diensten voor kostenbeheer omvatten:
- Gratis kostenanalyse van je huidige telefoniesituatie
- Maatwerktarieven die passen bij jouw specifieke gebruik
- Total Expense Management voor volledig overzicht en controle
- Proactieve optimalisatie van je telefoniekosten
- Eén vast aanspreekpunt voor al je vragen
Met onze expertise als Premium 3CX-partner helpen we bedrijven gemiddeld 30% besparen op hun telefoniekosten. We nemen alle zorgen uit handen, zodat jij je kunt focussen op je bedrijf. Ontdek hoe wij werken en ervaar het verschil van persoonlijke service. Wil je weten hoeveel je kunt besparen? Neem contact met ons op voor een vrijblijvende kostenanalyse.