De keuze tussen hosted en on-premise zakelijke telefonie hangt af van je budget, IT-kennis en groeiplannen. Hosted telefonie werkt via de cloud en vereist geen eigen hardware, terwijl on-premise systemen lokaal in je bedrijf draaien. Hosted oplossingen zijn flexibeler en goedkoper om mee te starten, maar on-premise biedt meer controle. Deze gids beantwoordt de belangrijkste vragen over beide systemen.
Wat is het verschil tussen hosted en on-premise telefonie?
Hosted telefonie draait in de cloud bij een externe provider, terwijl on-premise telefonie gebruikmaakt van eigen hardware op jouw bedrijfslocatie. Bij hosted telefonie huur je in feite toegang tot een telefoniesysteem dat elders staat. Bij on-premise koop je de apparatuur en beheer je alles zelf.
Met hosted telefonie bel je via internet naar een externe server. Je hebt alleen telefoons en een internetverbinding nodig. De provider zorgt voor onderhoud, updates en beveiliging. Bij on-premise telefonie staat de telefooncentrale fysiek bij jou. Je bent eigenaar van alle apparatuur en verantwoordelijk voor het beheer.
Het grootste verschil zit in waar de “hersenen” van je telefoonsysteem zich bevinden. Hosted betekent extern beheerd, on-premise betekent lokaal beheerd. Beide systemen kunnen dezelfde functionaliteiten bieden, maar de manier waarop verschilt.
Wat kosten hosted en on-premise telefoniesystemen echt?
Hosted telefonie kost meestal € 15–40 per gebruiker per maand, zonder hoge startkosten. On-premise systemen vereisen een investering van € 5.000–25.000 voor de hardware, plus maandelijkse onderhoudskosten van € 50–200.
Bij hosted telefonie betaal je een voorspelbaar maandbedrag. Dit omvat licenties, onderhoud en updates. De enige extra kosten zijn telefoons (€ 50–200 per stuk) en eventueel een betere internetverbinding.
On-premise systemen hebben hogere startkosten door de aanschaf van servers, software en installatie. Daarnaast komen er jaarlijkse onderhoudscontracten, updates en eventuele reparaties bij. Over vijf jaar kunnen de totale kosten vergelijkbaar zijn, maar de cashflow verschilt enorm.
| Kostenpost | Hosted telefonie | On-premise telefonie |
|---|---|---|
| Startkosten | € 500–2.000 | € 5.000–25.000 |
| Maandelijkse kosten | € 15–40 per gebruiker | € 50–200 totaal |
| Onderhoud/updates | Inbegrepen | € 1.000–5.000 per jaar |
Welke voordelen en nadelen hebben beide systemen?
Hosted telefonie biedt flexibiliteit en lage startkosten, maar je bent afhankelijk van internet en een externe provider. On-premise telefonie geeft volledige controle en werkt ook bij internetproblemen, maar vereist meer IT-kennis en hogere investeringen.
Voordelen van hosted telefonie:
- Geen hoge startinvestering
- Automatische updates en onderhoud
- Makkelijk op- en afschalen
- Thuiswerken is eenvoudig te regelen
- Geavanceerde functies zonder extra hardware
Nadelen van hosted telefonie:
- Afhankelijk van internet voor alle gesprekken
- Minder controle over het systeem
- Doorlopende maandelijkse kosten
- Afhankelijk van de provider voor support
Voordelen van on-premise telefonie:
- Volledige controle over het systeem
- Werkt ook bij internetproblemen
- Eigen data blijft lokaal
- Maatwerk mogelijk
- Lagere kosten op de lange termijn
Nadelen van on-premise telefonie:
- Hoge startinvestering
- IT-kennis vereist voor beheer
- Handmatige updates en onderhoud
- Thuiswerken complexer in te richten
- Risico op verouderde technologie
Hoe weet je welk systeem het beste past bij jouw bedrijf?
Kies voor hosted telefonie als je flexibiliteit wilt, een beperkt budget hebt voor startkosten of regelmatig thuiswerkt. Kies voor on-premise als je volledige controle wilt, veel IT-kennis in huis hebt of je zorgen maakt over internetafhankelijkheid.
Hosted telefonie past het beste bij:
- Bedrijven met 5–50 medewerkers
- Teams die veel thuiswerken
- Snelgroeiende organisaties
- Beperkte IT-kennis in huis
- Voorkeur voor voorspelbare maandkosten
On-premise telefonie is geschikt voor:
- Grotere bedrijven (50+ medewerkers)
- Organisaties met een eigen IT-afdeling
- Bedrijven met speciale beveiligingseisen
- Stabiele teams zonder veel groei
- Budget voor een hogere startinvestering
Denk ook aan je internetverbinding. Voor hosted telefonie heb je een stabiele verbinding nodig met voldoende bandbreedte. Reken op 100 kbps per gelijktijdig gesprek. Bij twijfel over je internetkwaliteit kan on-premise een betere keuze zijn.
Hoe Green-XS helpt bij het kiezen van jouw telefoniesysteem
Wij helpen je de juiste keuze te maken tussen hosted en on-premise telefonie door eerst jouw situatie grondig te inventariseren. We kijken naar je team, werkwijze, budget en toekomstplannen. Vervolgens adviseren we het systeem dat het beste past bij jouw bedrijf.
Ons adviesproces bestaat uit:
- Situatieanalyse – we inventariseren je huidige telefonie en knelpunten
- Behoefteonderzoek – welke functies zijn belangrijk voor jouw team?
- Kosten-batenanalyse – vergelijking van beide opties voor jouw situatie
- Implementatieplan – stapsgewijze overstap zonder onderbrekingen
- Doorlopende ondersteuning – vast aanspreekpunt voor vragen en wijzigingen
Als specialist in zakelijke telefoniesystemen kennen we de voor- en nadelen van beide opties. We werken samen met bedrijven door heel Nederland en hebben oplossingen voor verschillende branches. Of je nu kiest voor hosted of on-premise, wij zorgen dat het gewoon werkt.
Wil je weten welk systeem het beste past bij jouw bedrijf? Lees meer over onze aanpak of neem direct contact op voor een vrijblijvend adviesgesprek. We helpen je graag verder.