Je kunt flink besparen op zakelijke mobiele telefonie door je abonnementen regelmatig te analyseren, onnodige bundels te schrappen en gebruik te maken van Telecom Expense Management. Voor MKB-bedrijven lopen de besparingen al snel op tot 30% van de totale telefoonrekening. In dit artikel beantwoorden we de meest gestelde vragen over het verlagen van je telefoonkosten.
Waarom lopen zakelijke telefoonkosten zo vaak onverwacht op?
Zakelijke telefoonkosten lopen onverwacht op omdat abonnementen zelden worden geëvalueerd, bundels niet aansluiten op het werkelijke gebruik en extra diensten stilzwijgend worden doorberekend. Veel bedrijven betalen jarenlang voor dezelfde abonnementen, ook als het gebruik door medewerkers volledig is veranderd door hybride werken of groei van het team.
Er zijn een paar concrete boosdoeners die we keer op keer tegenkomen:
- Slapende abonnementen: Medewerkers die het bedrijf hebben verlaten, maar waarvan de simkaart nog actief is.
- Verkeerde bundels: Iemand met een grote databundel die nauwelijks data gebruikt, of juist andersom.
- Roamingkosten: Zakelijke reizen waarbij dataverbruik in het buitenland niet goed is afgedekt.
- Ondoorzichtige facturen: Telecomproviders sturen facturen met tientallen regels, waardoor je nooit precies weet waar je voor betaalt.
Het probleem is niet alleen dat kosten oplopen, maar ook dat het lang duurt voordat iemand het doorheeft. Een transparante kostenstructuur per medewerker maakt dit soort verrassingen een stuk makkelijker te voorkomen.
Wat is Telecom Expense Management en hoe werkt het?
Telecom Expense Management (TEM) is een aanpak waarbij je alle telecomkosten van je bedrijf structureel in kaart brengt, analyseert en optimaliseert. Het doel is simpel: betalen voor wat je écht gebruikt, niet meer en niet minder. TEM combineert het doorlichten van facturen, het vergelijken van abonnementen en het bijhouden van verbruik per medewerker of afdeling.
In de praktijk werkt TEM als volgt:
- Alle lopende abonnementen en contracten worden verzameld en vergeleken met het werkelijke gebruik.
- Overtollige of verkeerd ingestelde abonnementen worden gesignaleerd.
- Op basis van die analyse worden abonnementen aangepast, samengevoegd of opgezegd.
- Daarna wordt het verbruik periodiek gemonitord, zodat kosten niet opnieuw de hand uit lopen.
Wij bieden TEM als onderdeel van ons dienstenpakket en zien bij klanten gemiddeld besparingen tot 30% op hun totale telecomrekening. Dat klinkt misschien als veel, maar het is een logisch gevolg van het feit dat de meeste bedrijven hun abonnementen jarenlang niet kritisch hebben bekeken. Bekijk onze telecomoplossingen voor bedrijven voor meer informatie over hoe dit werkt.
Welke zakelijke mobiele abonnementen zijn het voordeligst voor MKB?
Voor MKB-bedrijven zijn zakelijke abonnementen bij KPN, Vodafone en Odido doorgaans het voordeligst, zeker als je meerdere simkaarten combineert in één zakelijk contract. De prijs voor zakelijke mobiele abonnementen varieert ruwweg tussen de 5 en 30 euro per medewerker per maand, afhankelijk van databundels, belminuten en extra diensten.
Wat het voordeligste abonnement is, hangt af van een paar factoren:
- Aantal medewerkers: Hoe meer aansluitingen, hoe meer onderhandelingsruimte je hebt.
- Dataverbruik: Medewerkers die veel onderweg zijn of videobellen, hebben andere behoeften dan kantoormedewerkers.
- Dekking: Niet elke provider dekt elk gebied even goed. Zeker als je medewerkers regelmatig buiten de Randstad werken, is dit relevant.
- Combinatie met vaste telefonie: Een geïntegreerd systeem van mobiel en vast kan goedkoper uitvallen dan twee losse contracten.
Een goede vergelijking begint bij inzicht in het huidige gebruik. Zonder dat weet je niet of je te veel of te weinig betaalt.
Hoe voorkom je dat medewerkers onnodig hoge kosten maken?
Je voorkomt onnodige telefoonkosten door duidelijke afspraken te maken over gebruik, abonnementen af te stemmen op individuele behoeften en het gebruik actief te monitoren. Zonder beleid en inzicht betalen bedrijven structureel te veel, simpelweg omdat niemand bijhoudt wie wat verbruikt.
Praktische maatregelen die direct helpen:
- Stel een gebruiksbeleid op: Maak duidelijk wat zakelijk gebruik is en wat niet, inclusief roaming en internationale gesprekken.
- Gebruik Mobile Device Management (MDM): Met MDM beheer je alle zakelijke apparaten centraal, stel je limieten in en houd je verbruik per medewerker bij.
- Kies abonnementen op maat: Niet iedereen heeft dezelfde bundel nodig. Een buitendienstmedewerker heeft andere behoeften dan iemand die fulltime op kantoor werkt.
- Maak gebruik van inzichtrapportages: Wij richten Power BI dashboards in waarmee je in één oogopslag ziet wie wat verbruikt en waar kosten uit de hand lopen.
Het mooie van zakelijke mobiele telefonie goed inrichten is dat je dit eenmalig goed doet en er daarna nauwelijks meer naar omkijkt. Dat scheelt tijd en geld.
Wanneer is overstappen naar een andere telecomprovider de moeite waard?
Overstappen naar een andere telecomprovider is de moeite waard als je huidige contract afloopt, als je structureel te veel betaalt voor wat je gebruikt, of als de service van je huidige provider tekortschiet. De beste momenten zijn vlak voor contractverlenging, bij groei of krimp van je team, of wanneer je merkt dat de bereikbaarheid niet meer aansluit bij hoe je werkt.
Veel bedrijven schuiven een overstap voor zich uit uit angst voor gedoe: even offline zijn, koppelingen die mislopen, medewerkers die moeten wennen aan een nieuw systeem. Die zorgen zijn begrijpelijk, maar in de praktijk valt het mee als je het goed aanpakt. Wij verzorgen de volledige migratie, inclusief nummerbehoud, het instellen van doorschakelingen en afstemming met je bestaande ICT-omgeving.
Overstappen loont zeker als:
- Je meer dan een jaar geen kritische blik op je abonnementen hebt geworpen.
- Je factuur ondoorzichtig is en je niet weet waar je precies voor betaalt.
- Medewerkers regelmatig thuis of onderweg werken en bereikbaarheid een punt van aandacht is.
- Je bedrijf is gegroeid of gekrompen, maar je abonnementen zijn nooit meegeschaald.
Hoe Green XS helpt met zakelijke mobiele telefonie
Wij helpen MKB-bedrijven om grip te krijgen op hun telefoonkosten, zonder dat jij daar zelf uren in hoeft te steken. Als onafhankelijke specialist werken we samen met KPN, Vodafone en Odido zakelijk en kiezen we altijd het abonnement dat het beste past bij jouw team en gebruik, niet bij de hoogste marge.
- Volledige analyse van je huidige abonnementen en verbruik
- Advies op maat over de voordeligste combinatie van mobiel en vast
- Transparante kostenstructuur per medewerker, zonder verrassingen
- Inrichting van Mobile Device Management en TEM voor blijvend inzicht
- Eén vast aanspreekpunt dat je situatie kent en proactief meedenkt
- Volledige begeleiding bij overstap, inclusief nummerbehoud en migratie
Met meer dan 13 jaar ervaring in zakelijke telecom weten we precies waar de valkuilen zitten en hoe je die voorkomt. Wil je weten hoeveel jij kunt besparen? Lees meer over wie we zijn of neem direct contact op voor een vrijblijvend gesprek.