Wij zijn gesloten? Dat kan anders… 3 tips voor een klantvriendelijk bericht
‘In verband met de feestdagen zijn wij gesloten. Vanaf 8 januari 2024 behandelen we zo snel mogelijk de binnengekomen vragen.’ Of: ‘Uw email wordt niet gelezen.’ Het is misschien wel de meest gebruikte tekst tijdens de feestdagen. Klantvriendelijk? Mwah. Eigenlijk stuur je je klanten min of meer het bos in. Daarom in deze blog 3 tips hoe dit ook anders kan. En nee, we adviseren je niet om open te blijven 😉.
#1: warm welkom
Begroet je klanten aan de telefoon met een warme boodschap. Dat jullie gesloten zijn, zullen veel klanten begrijpen. Belangrijk is wel dat je in de eerste 2 zinnen duidelijk maakt dat je de klant wellicht op een andere manier kunt helpen, denk aan FAQ op je website. Daarover meer in tip 3. Anders zijn ze al opgehangen en dat is zonde. Een voorbeeld van een warm welkomstbericht:
Voorbeeld
‘Goedendag! In verband met de feestdagen zijn wij gesloten. Kan je vraag even wachten, dan helpen wij je graag vanaf …… Tot die tijd verwijzen wij je graag naar ons keuzemenu met een aantal veelgestelde vragen en andere tips.’
#2: voorkom keuzestress
Door gebruik te maken van een keuzemenu, kun je de klant wellicht toch een stap verder helpen. Ook kan het helpen bij een efficiënte afwikkeling, zodra je bedrijf weer open is. Ook daar heeft de klant baat bij. Wij adviseren onze klanten altijd maximaal 3 opties aan te geven in het keuzemenu, voordat ze bij een bestemming uitkomen (persoon/afdeling of ingesproken bericht). Zo voorkom je keuzestress. Een paar voorbeelden:
- Benoem de aangepaste openingstijden
- Verwijs naar de website voor veelgestelde vragen of chatmogelijkheid. Het makkelijkste voor de klant is om meteen het juiste webadres door te geven, zoals: www.bedrijfsnaam.nl/faq
- Verwijs niet naar een algemene mailbox, maar probeer meteen de e-mails op de juiste afdeling terecht te laten komen.
#3 Informeer je klanten al vóór de feestdagen
Laat het geen verrassing zijn voor je vaste klanten dat het bedrijf gesloten is. Door minimaal een week van tevoren klanten al te informeren, komen de vragen met een dringende reden nog vóór de feestdagen binnen. Dit kun je doen via bijvoorbeeld een nieuwsbrief, een tekst onder je emailhandtekening of een social media post. Voor de klant prettig om te weten en intern ook fijn, want de kans dat je opstart met een volle inbox met dringende mails is ook iets kleiner.
Heb jij je afwezigheidsbericht voor de feestdagen al klaar?
Wij helpen je natuurlijk graag bij het goed instellen van een goed afwezigheidsbericht. Om er zeker van te zijn dat de aanvraag op tijd door ons verwerkt kan worden, willen we je vragen om uiterlijk 20 december 2023 het ingesproken bandje aan te leveren. Dat kan door een melding aan te maken via support@green-xs.nl of via ons Self Service Portal. Zoals je van ons gewend bent, zorgen wij er dan voor dat het bandje op de gewenste datum geactiveerd wordt.
Alvast hele fijne dagen gewenst van iedereen in het Green XS team!
